1 引言
    1.1 机械工业档案馆是永久保存档案的基地。是为机械系统科研、生产、建设及社会各方面提供档案保管利用、信息服务的中心。
    1.2 为保证接收进馆档案质量，科学有序进行档案接收工作，加强档案管理规范化、标准化建设，完整齐全保存、有效利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》、《机关档案工作业务建设规范》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理规则》等有关法律法规和标准规章，结合贯彻ISO9001-2008质量管理体系，特制定本规范。 
    1.3 本规范适用于机械工业档案馆各类进馆档案的接收工作。

    2 档案接收的基本原则
    2.1 按照全宗接收。进馆档案以全宗为单位，保持归档资料的完整性。 全宗档案进馆可以一次性接收，也可分期分批接收。
    2.2 遵循分类规则。全宗内分类应一致，移交档案单位按照全宗档案门类和载体的不同，制定统一的分类方案。
    2.3 案卷整理规范。移交档案单位应根据本规范进行自检，自检工作重点是：保管价值鉴定，剔除需要销毁的档案。检查保管期限，调整保管期限划分。按照业务规范，目录、检索工具、档案实物的编号、题目、数量对应无误，符合接收要求。
    2.4资料齐全完整。全宗指南、组织机构沿革、检索工具以及有助于了解档案内容的资料随同档案一起检查、登记、造册。清点和统计计量单位明确为：“卷”、“盒”、“件”、“张”用于磁带（盘）、光盘；“册”用于照片；“本”用于各类目录册。
    2.5验收合格进馆。经档案馆验收合格的档案才能接收进馆，确定合格的标准是：全宗整齐，类属层次分明；保管期限调整完毕，相关记录一致；卷（件）各种编号和标识准确完整，卷内目录和备考表字迹清楚；检索工具方便使用，本式、机读式目录的序号、题目、数量一致；全宗文字材料、移交档案的统计资料真实完整。

    3 档案质量要求 
    3.1 文书档案 
    3.1.1以“卷”为单位实行立卷归档的，按照《机关档案工作业务建设规范》、《国有企业文件材料归档办法》、《文书档案案卷格式》的有关要求整理编目。 
    3.1.2 以“件”为单位进行整理归档的，应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。 
    3.2 会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。 
    3.3 科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《机电部关于重要科学技术档案进馆办法》的有关要求整理编目。 
    3.4 特殊载体档案
    3.4.1电子文件归档要按照《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》相关规定整理编目，特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时附有相应软件，在移交电子文件时填写电子文件登记表。（馆质量管理体系JGD-JS-04-04-16号单）
    3.4.2 照片档案（含数码照片）按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。 
    3.4.2磁性载体档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。 
    3.4.3计算机光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按盘编号，注明有关内容，编制目录。 
    3.4.4实物档案包括各种荣誉奖品、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。 
    3.5 专业档案应当按照专业档案管理的有关规定进行整理编目。 
    3.6 档号的编制应符合《档号编制规则》的有关规定。

    4 检索工具及参考资料 
    4.1 检索工具 
    4.1.1本式目录：书本式案卷目录两套、书本式全引目录一套。 
    4.1.2机读目录：案卷级、文件级机读目录光盘各一套。数据格式应符合《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》。每张光盘标签上标明单位名称、数据内容。光盘内编制TXT格式的说明文件放在根目录。说明文件包括光盘各文件夹名称、内容、使用的操作系统、文件格式、字节数。
    4.2 文字资料：立档单位“组织机构沿革”由立档单位成立时间、主要职能、隶属关系、立档单位主要负责人名录、内部机构和所属单位设置及各历史阶段演变、人员编制等内容组成。“全宗指南”的内容以文章叙述的方式，介绍立档单位沿革、全宗内档案情况及档案内容与成份等情况。 
    4.3 参考资料：包括本单位内部和公开出版物及与工作性质有关的各种查考资料，登记造册后，随档案一并移交。

    5 档案接收程序 
    5.1 沟通情况。档案馆与移交单位见面，介绍接收程序和流程，了解移交档案数量和分类情况。
    5.2 检查质量。对待移交档案目录、卷宗、检索工具、资料完整性和组卷质量进行检查，提出工作建议，提供业务指导。
    5.3制订方案。移交档案单位制订移交档案工作方案，确定鉴定原则、整理工作内容、检查验收方式、档案移交时间等。工作方案和批文（原件）随全宗档案移交。
    5.4组织接收。经验收符合上述有关规定，档案馆接收档案进馆。档案馆派专人清点所有移交档案数量、检索工具及参考资料，指导装箱编号、安全运输、有序进馆、完备交接手续等各项工作。双方填写档案交接文据（馆质量管理体系7.5.1-JL-27号单），签字盖章，一式三份，档案馆保存两份，移交单位保存一份，归入双方档案。
    5.5接收与档案馆有产权关系和隶属关系的单位档案，工作流程可简化。执行本规范2．1、2．3；4；5条款。收集整理、分类组卷、编制题目、卷（件）内文件排序编制页号、卷内目录备考表填写工作完成后，各类归档资料造册，填写移交清单（馆质量管理体系7.5.1-JL-28号单）由领导签字后向档案馆办理移交。
    5.6有偿提供档案业务服务。有偿提供移交前的档案标准化和系统化整理服务。双方以签订服务协议的方式明确工作内容，时间期限和质量检查办法，收费价格和支付方式等。
 
    6 附则 
    6.1 本规范由机械工业档案馆起草，并向机械工业联合会和机械科学研究总院备案。 
    6.2 本规范由机械工业档案馆负责解释。 
    6.3 本规范自公布之日起施行。