机械工业档案馆因经济工作和业务工作需要，下属各部门之间开展档案及文件材料（其他载体材料）的倒库、转运、暂存、交接等业务，需遵循以下程序，办理相关手续，规范档案转运、交接管理工作，保证档案的安全完整。
一、审批程序
1.档案保管部门按照档案馆业务工作和经济工作的总体要求，根据本部门内档案保管情况和业务工作需要，编制档案移出或异地存放计划或方案，报馆批准实施。
2.依据档案保管部门所存档案目录和总帐核查档案，编制《档案内部交接审批表》（简称“审批表”），包括移交档案明细表，报主管领导审批。审批表和档案明细表一式两份，档案移出部门和档案接收部门各存一份。
二、档案转运、交接程序
1.大宗档案转运移交
档案移出部门依据移交档案明细表对移出档案进行清查，装箱密封，档案移出部门负责人和经办人签字后档案出库，移出部门经办人负责押运档案至接收部门所在地；接收部门经办人对接收档案清点无误后，由负责人和经办人在“审批表”上签字确认。
2.少批量、临时性档案转运移交
（1）少批量档案由馆指定专人负责交接、转运。移交档案时档案移出部门负责人、经办人及专人需签字，在转运过程中应保证档案的安全完整，并及时向接收部门移交；档案接收部门对档案清点无误后，由部门负责人及经办人签字确认。
（2）文件材料（其他载体材料）的临时转运、交接和暂存，由主管领导签字批准，指定专人负责接收、转运，明确接收部门和接收人；移交时接收部门对收到的文件材料（其他载体材料）进行清点，由部门负责人和经办人签字确认，并按要求入库暂存。
三、档案内部交接记录的管理
档案转运、交接工作形成的“审批表”、记录单、档案明细表等文件材料，由档案移出部门和档案接收部门各保存一份，按年度及档案转运、交接事项分类整理保存。