机械工业档案馆在为社会提供存档服务工作中，根据《合同法》有关规定，为明确双方工作程序，规范委托档案接收、移交、出入库、查阅、调档、保管等工作流程，参照《档案法》及《档案法实施办法》有关精神，制订托管档案保管和库房管理规范：

   一、托管档案进馆
   1. 需进馆的托管档案按照合同约定，由委托方负责进行整理并立卷装盒。
   2. 档案入库移交时，由委托方填写《档案交接单》和《档案装箱单》一式两份。盒内须放卷内目录及备考表各一份，以便于查阅和管理。卷内目录和备考表不做移交登记，但作为托管档案完整的必备材料之一，由委托方提供。
    3. 我方库房人员根据移交的《档案交接单》和《档案装箱单》进行清点并核对盒数和大流水号，确认无误后，双方经办人在《档案交接单》签字交接；之后由负责人签字，加盖接收章，各保存一份。为提高工作效率，委托方可以对《档案交接单》先行签字和盖章，我方人员清点无误后签字盖章。交接工作中出现不符情况或其他未尽事宜，双方经办人在《档案交接单》备注中加以说明，明确处置办法并记录处置结果。
    4. 以包（或箱、捆、袋）形态封装的档案如果按照原形态存放保管的，库房管理人员按照包（含箱、捆、袋）清点、验收，并按照《档案交接单》办理交接手续。同时检查包（含箱、捆、袋）中有无装箱单，没有的应在移交单上注明。如果需拆包（含箱、捆、袋）按册（本）存放保管的，委托方应提供详细清单，以便核对和提供查询。

    二、托管档案查阅和出库
    1. 为保证委托方档案信息的机密性，对查阅、调出的档案，双方需确定专人并使用固定的传真机联系。特殊情况下需临时传真到非固定传真机，委托方要确定专人通知我方。如果人员或传真机号码有变动，应及时通知对方。临时传真到非固定传真机，我方库房应做好记录。开通的网络信箱和视频联系，应做好安全查阅工作。
    2. 委托方使用电话或派人到库房查卷时，应及时通知我方库房做好准备。库房管理人员应填写《查阅登记表》备查。对委托方非档案室人员到库房查阅档案或代取档案，须出示委托方档案管理部门的证明。
    3. 案卷（件）需要出库时，凭委托方档案管理部门负责人签字的《档案出库单》调出，表明知道和同意档案调出。《档案出库单》一式两份，我方库房管理人员依据《档案出库单》整理出库档案，经办人签名；委托方经办人员进行验收核对出库档案无误后，在《档案出库单》上签名接收。签名的《档案出库单》一式两份，一份留存我方库房备查，一份由委托方取走留存。对调出的案卷（件），我方库房需及时填写《档案调卷登记表》，做好内部资料统计工作。
    4. 案卷利用后应及时归还，借期不超过一个月；到期未还者，由委托方档案人员负责催还，并办理续借手续。
    5. 归还的档案经委托方档案人员认真审核后，填写《档案入库单》办理归还入库手续。我方人员清点无误后办理销帐手续，将档案回插上架存放。
    6. 我方库房服务时间为每周星期一至星期五8：30至16：30，在此时间段内，我方接待委托方档案查询工作，并力所能及提供及时准确的查询服务；非正常服务时间如果委托方需要急需查档，需提前通知，我方库房管理人员应克服困难，积极配合，确保委托方对档案的利用需求。
    7. 委托方紧急大批量调件，需进库房自行抽取原件时，其档案人员持《甲方调件通知单》通知我方。《甲方调件通知单》应按照档案文件号顺序填写，便于工作人员查找。我方库房管理人员按照《甲方调件通知单》内容做好接待准备。委托方调件人员进入库房应遵守库房管理规定，注意安全和风险防范。不得吸烟，不得进入无关库房，不得翻动与调件无关的卷宗，离库时应主动关好门窗和照明灯，通知我方库房管理人员，保障库房安全。在取出原件的位置放置《顶替卡》，注明原件内容、取出时间，便于我方日常管理卷宗和追踪原件。原件归还时撤出顶替卡。在抽取和回插工作中，委托方人员注意不得将案卷内顺序打乱，不得将案卷位置摆错，不得将案卷脊标颠倒摆放。抽取和回插工作完成后，会同我方人员检查库房，无误后，办理调件和销帐手续。《甲方调件通知单》和明细清单一份留我方备案。

    三、托管档案库房管理制度
    1. 存放托管档案的库房应符合国家档案局对档案库房的使用要求，做到安全措施健全，各类设备摆放有序，安全标识醒目。
    2. 严格库房“七防”制度。定期检查，做好除虫灭鼠，防潮防霉工作，保持库房正常的温湿度。
    3. 库房门钥匙要严加控制，保管好，不得丢失。库房无人时必须关灯、关窗、库房门上锁。
    4. 库房管理人员不得在库房内抽烟吃零食，不得接人待客。不能从事与库房管理无关的活动。
    5. 建立《进入库房登记》制度，严禁非库房人员进入库房。
    6. 确定托管档案专用库房，不同托管单位档案不得混用库房。库房内不能同时存放其它物品。
    7.存放档案的装具是柜、架、箱。装具符合长期保存档案的要求。委托方上架的档案盒应按照编号整齐有序排放，所有装具统一排列走向，采用阿拉伯数字在每列固定位置依次编排列号、柜架号、格层号（或箱号）和所存放档案的起止号。档案盒应从左至右，从上到下依次排放。纸箱封箱保管的档案应用木板隔离地面，防止潮湿发霉。
    8.定期检查。按季检查档案实体是否有霉变、虫蛀等现象和迹象。检查档案的调出和归还是否履行了严格的手续。检查档案实体摆放顺序是否受到破坏、出现混乱等。每次检查情况作好记录和报告，反馈委托方。
    9.库房值班人员要坚守岗位，不得脱岗，误岗。不得在库区、生活区搞娱乐活动。定点检查和巡查库房，重点检查窗户是否关好，用电设备安全状况，记录工作情况备查。
    10. 库房值班记录按月报常务副馆长。本库房的值班记录应由库房主管保管5年。销毁前需请示馆领导同意。

    四、托管档案人员树立服务观念
    1. 加强托管档案责任、安全意识。托管档案是更重要的档案，安全管理重于泰山。库房人员要加强安全意识，责任到人，细致认真，措施有力，安全工作保证万无一失。
    2. 增强托管档案服务意识。在力所能及范围内最大限度满足托管方工作要求，热情周到，提供方便，保证工作安全有序，调卷及时准确。
    3. 建立工作记录制度。对服务关联工作中出现的问题，以及库房管理发现的问题应做详细记录，及时通知委托方，提出中肯建议，寻求解决问题的方法。
    4. 定期交换情况制度。双方档案人员和领导定期沟通情况，交换意见，改进存档服务工作。
    五、托管档案人员的素质要求
    1. 托管档案人员要有敬业精神和责任心，工作注意方式方法，做到真诚待客，服务热情，坚持制度，灵活处置。
    2. 不断加强计算机、网络知识的学习、熟悉档案业务知识，增强工作技能和综合素质。通过各种现代化手段，积极做好提供利用工作。
    3. 托管服务做到认真、负责、热情、及时、周到。